Cara Membuat Database di Excel dengan Mudah dan Cepat

Kesalahan dalam menginput data merupakan hal yang paling dihindari semua orang. Keliru dalam menempatkan data akan mempengaruhi keutuhan data tersebut. Oleh karena itu, memahami cara membuat database di Excel yang benar sangatlah penting.

Biasanya, database digunakan sebagai tempat penyimpanan data karyawan maupun penjualan. Dalam proses pengerjaannya, database harus dibuat secara sistematis, spesifik, dan terorganisir guna memudahkan pencarian.

Di samping itu dengan adanya kumpulan data, juga akan memberikan laporan yang valid untuk menganalisa kinerja, untung rugi, dan lain sebagainya.

Cara Membuat Database di Excel

Sebelum memulai langkah pertama, siapkan dulu data yang akurat sesuai kebutuhan. Baru kemudian Anda bisa menyimak cara membuat database di Excel berikut ini.

1. Buat Tabel Data

Tabel adalah adalah salah satu komponen yang tak boleh terlewatkan dalam sebuah database. Buat tabel sesuai jumlah item yang ingin di-input. Untuk caranya, Anda tinggal mengetik item header (No, Nama, Keterangan) di kolom, misal C1 sampai G5.

Setelah itu, blok semua item mulai dari heading hingga baris dan kolom kosong di bawahnya. Kemudian klik ikon Borders yang letaknya di baris Bold, Italic, Underline, terakhir klik All Borders.

Atur tampilan tabel sesuai keinginan, kalau mau simpel ubah saja warna background dan ganti gaya teks menjadi Bold.

2. Ubah Format Tabel

Tahap selanjutnya dalam membuat database sekolah atau penjualan dengan Excel adalah mengubah format tabel. Ini dimaksudkan agar Anda dapat menyortir data dari yang terkecil hingga yang terbesar ataupun sebaliknya.

• Blok semua kolom heading
• Klik Format as Table
• Pilih format yang diinginkan, lalu  centang “My table has headers” dan klik OK

Sekarang bisa dilihat ada kotak tanda panah ke bawah di setiap header yang kalau diklik akan menampilkan menu penyortiran.

3. Tambahkan Menu Form

Langkah paling penting dalam cara membuat database di Excel yakni menambahkan Form pada Quick Access. Sebenarnya mudah saja, tapi karena letaknya tersembunyi, sehingga banyak yang tak tahu menu ini.

• Klik Customize Quick Access Toolbar yang dilingkari pada gambar
• Selanjutnya pilih More Commands
• Ubah Popular Commands jadi Commands not in The Ribbon
• Terlihat ada banyak menu yang tersedia, scroll mouse ke bawah dan pilih Form
• Klik Add lalu Ok

Nah, menu Form sudah ditambahkan ke toolbar. Berikutnya tinggal mengisi form tabel database sesuai data yang Anda punya.

4. Mengisi Form Database Secara Otomatis

Setelah menambahkan Form, Anda sudah bisa menginput data-data dengan cepat. Untuk cara mengisi form database Excel, tinggal blok header dan 1 kolom di bawahnya, kemudian klik ikon Form di toolbar.

Setelah itu akan tampil Form dengan item header yang  sudah Anda buat tadi. Isi masing-masing kolom, jika sudah selesai klik tombol New dan datanya secara otomatis akan masuk ke tabel. Lakukan hal serupa untuk menginput item berikutnya.

Sedikit tip, jika ingin memasukkan data dengan cepat, Anda bisa memanfaatkan tombol Tab pada keyboard untuk lanjut ke kolom lain. Contoh, setelah mengisi item Nama Murid tekan Tab, maka kursor akan beralih ke kolom Tanggal Lahir.

Nah, di kotak Form kan ada banyak tombol-tombol. Kalau Anda bingung apa fungsi tombol-tombol tersebut, berikut panduan singkatnya.

New – digunakan untuk masuk ke kolom baru setelah data sebelumnya selesai
Delete – sesuai namanya, ini untuk menghapus data yang telah dibuat
Restore – untuk menghapus data yang sedang dibuat, jika ada kesalahan dalam penulisan Anda bisa menggunakan tombol ini
Find Prev – gunakan tombol Find Prev jika ingin kembali ke data sebelumnya
Find Next – untuk beralih ke data selanjutnya yang telah dibuat
Criteria – digunakan untuk mencari data-data tertentu, misal ingin mencari murid dengan nilai 10, tinggal klik Criteria, ketik angka 10 di kolom Nilai, dan tekan Enter
Close – untuk menutup Form jika semua data sudah terisi

Bagaimana, mudah bukan cara membuat database di Excel? Dengan beberapa penjelasan di atas, maka database dapat dibuat dalam waktu singkat dengan tampilan yang tertata rapi, sehingga akan lebih mudah untuk mencari data-data tertentu.

Tag :

Solusi